Online-Terminbuchung in der Tierpraxis: Setup & Regeln
Online-Terminbuchung reduziert Telefonaufwand – aber nur, wenn Terminarten, Dauer und Regeln sauber definiert sind. Hier ist ein praxistauglicher Setup-Plan, der Chaos verhindert und euer Team entlastet.
Ohne Kreditkarte · Im Browser · PC/Tablet/Smartphone
01
Vorteile
- Weniger Telefon & Unterbrechungen
- Termine sind sauber strukturiert (Dauer/Puffer)
- Tierhalter buchen passender statt „irgendwie“
- Bessere Planbarkeit für Team & Räume
02
Bedenken
- „Dann bucht jeder irgendwas“
- „Notfälle blocken alles“
- „Wir brauchen OP-/Diagnostik-Zeiten“
- „No-Shows werden mehr“
03
Die Lösung
Die Lösung ist nicht mehr Telefon – die Lösung sind klare Regeln.
Setup in 7 Schritten (so startet ihr sauber)
1
Terminarten definieren
Lege verschiedene Terminarten fest (z. B. Impfung, Kontrolle, Erstvorstellung, OP-Vorgespräch).
2
Dauer je Terminart festlegen
Bestimme eine realistische Dauer für jede Terminart, nicht Wunschdenken.
3
Pufferzeiten setzen
Plane Pufferzeiten (z. B. 5–10 Min nach bestimmten Terminen) ein.
4
Ressourcen planen
Plane benötigte Ressourcen (z. B. OP-Raum, Ultraschall, bestimmter Behandler).
5
Buchungsregeln definieren
Definiere Buchungsregeln (Vorlaufzeit, Buchungsfenster, gesperrte Slots).
6
Pflichtangaben abfragen
Erfrage Pflichtangaben (Tierart, Grund, Kontakt, optional Gewicht/Alter).
7
Bestätigung & Erinnerungen aktivieren
Aktiviere Bestätigung & Erinnerungen, um No-Shows zu reduzieren.
Terminarten, Dauer & Puffer (Best Practices)
- Startet mit 6–10 Terminarten (nicht 30).
- Plant Dauer lieber minimal großzügig und optimiert nach 2 Wochen.
- Pufferzeiten sind eure Versicherung gegen Stress.
- Sperrt sensible Zeiten (z. B. OP, Diagnostik) als feste Blöcke.
Buchungsregeln, die Chaos verhindern
- Vorlaufzeit: z. B. nicht innerhalb der nächsten 4–12 Stunden buchbar
- Buchungsfenster: z. B. max. 30 Tage im Voraus
- Bestimmte Terminarten nur zu festen Slots
- Pflichtfelder (Grund, Tierart, Kontakt) zur besseren Vorbereitung
- Erinnerungen (z. B. 24h + 2h vorher) gegen No-Shows
Beispiel-Setups (Copy & Paste)
Impfung
- Dauer: 15 Min
- Regel: nach 3 Impfungen 5 Min Pufferblock
Kontrolle
- Dauer: 20 Min
- Regel: online buchbar, Pflichtfeld „Grund“
Erstvorstellung
- Dauer: 40 Min
- Regel: 5–10 Min Puffer direkt danach
OP-Vorgespräch
- Dauer: 30 Min
- Regel: nur an festen Tagen/Slots buchbar
THP Ersttermin
- Dauer: 75–90 Min
- Regel: Online-Anamnese vorab per Link/QR
THP Folgetermin
- Dauer: 45 Min
- Regel: Buchungsfenster max. 30 Tage
No-Shows reduzieren (ohne Stress)
Je klarer die Regeln, desto weniger Rückfragen – und desto weniger Ausfälle.
Automatische Erinnerungen
Stelle sicher, dass deine Kunden automatische Erinnerungen erhalten, um Terminausfälle zu vermeiden.
Klare Storno-Regeln
Etabliere klare Stornierungsbedingungen, um Verbindlichkeit zu schaffen.
Terminbestätigungspflicht
Für bestimmte Terminarten ist eine Bestätigung erforderlich, um die Teilnahme zu sichern.
Pflichtangaben abfragen
Erfrage alle notwendigen Informationen im Voraus, um optimal vorbereitet zu sein.
Stressfrei
Reduziere No-Shows ohne zusätzlichen Aufwand und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
Zufriedene Kunden
Klare Regeln führen zu weniger Rückfragen und zufriedeneren Kunden.
Wichtige Hinweise
Häufige Fehler (und wie ihr sie vermeidet)
Diese Übersicht zeigt die häufigsten Probleme bei der Terminplanung und bietet prägnante Lösungen, um deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.
Zu viele Terminarten am Anfang
Startet klein und erweitert später.
Dauer zu knapp kalkuliert
Führt zu täglichem Verzug.
Keine Pufferzeiten
Das Telefon eskaliert wieder.
Notfall-Slots nicht eingeplant
Führt zu Chaos bei echten Notfällen.
Keine Pflichtangaben
Man fragt sich: „worum ging’s nochmal?“
Keine gesperrten Blöcke (OP/Diagnostik)
Führt zu falschen Buchungen.
Häufige Fragen
Hier finden Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zu unseren Leistungen.
Sollten Notfälle online buchbar sein?
Meist nicht. Plant feste Notfall-Slots oder klare Telefonregeln – online sollte planbare Leistungen abdecken.
Wie starte ich am besten?
Mit 6–8 Terminarten, realistischer Dauer, Puffern und Pflichtangaben. Nach 2 Wochen anhand echter Daten optimieren.
Was ist der größte Hebel?
Dauer + Puffer + Pflichtangaben. Das macht Online-Buchung erst wirklich entlastend.
Wie verhindere ich falsche Buchungen?
Mit Regeln: feste Slots für bestimmte Terminarten, Vorlaufzeit, Buchungsfenster und klare Beschreibung der Leistungen.
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