Warum der Umstieg gefühlt größer ist als er tatsächlich ist
Die meisten Praxen verschieben den Wechsel jahrelang, weil sie Datenverlust fürchten. Diese Sorge ist verständlich – aber in 99 Prozent der Fälle unbegründet. Mit einer sauberen Vorbereitung dauert die eigentliche Migration drei bis sieben Werktage. Während dieser Zeit läuft Ihre alte Software weiter, Sie wechseln zum vereinbarten Stichtag.
Wir haben in den letzten Monaten Praxen jeder Größe begleitet – von der Einzelpraxis mit 800 Patientinnen und Patienten bis zur Klinik mit drei Standorten. Die größten Stolperfallen sind nie technisch, sondern organisatorisch.
Was Sie vor dem Umzug entscheiden sollten
Drei Entscheidungen vorab sparen Ihnen später viele Stunden:
Cutover-Datum festlegen. Legen Sie einen konkreten Stichtag fest, an dem das alte System eingefroren wird. Erfahrungsgemäß funktionieren Wochenenden oder Brückentage am besten – minimaler Patientenkontakt, Ihr Team kann sich konzentrieren.
Historien-Tiefe entscheiden. Sie müssen nicht alle 18 Jahre Karteikarten-Historie umziehen. Standard sind drei Jahre vollständige Behandlungsverläufe, alles davor als PDF-Archiv. Das spart Migrationszeit und vermeidet Performance-Probleme.
Parallelbetrieb ja oder nein. Manche Praxen lassen die alte Software für Lese-Zugriff weiterlaufen, andere ziehen einen klaren Schnitt. Beides hat Vor- und Nachteile. Empfehlung: zwei Wochen Lese-Zugriff parallel, dann Cutover.
Die 7 Datenbereiche, die wirklich umziehen müssen
In jedem Praxisprogramm gibt es genau diese sieben Bereiche, die migriert werden:
- Tierhalter-Stammdaten: Name, Anschrift, Kontakt, Kommunikationspräferenzen
- Tier-Stammdaten: Spezies, Rasse, Chip, Geburtsdatum, Allergien, Medikation
- Behandlungs-Historie: SOAP-Einträge der letzten drei Jahre
- Termine: offene Termine ab Cutover-Datum
- Rechnungen und GOT-Leistungen: offene Beträge der letzten zwei Jahre
- Impfungen: kompletter Verlauf pro Tier
- Mahnwesen: offene Stufen pro Halter
Alles andere – etwa interne Notizen, alte Protokolle, ausgelaufene Belege – können Sie im alten System belassen oder als ZIP archivieren.
Der easyvet-Export: so kommen Sie an saubere Daten
easyvet bietet einen XML-Export über das Menü "Datei → Export → Patienten und Halter". Wichtig:
- Vor dem Export einmal die Datenbank konsolidieren (Wartung → Datenbank-Wartung)
- Dubletten zuerst im Altsystem zusammenführen, danach exportieren
- Für Behandlungs-Historien nutze "Erweiterter Export" mit Datumsfilter
Petflare nimmt den XML-Export entgegen, validiert Felder und zeigt Ihnen vor dem Übernehmen Konflikte an. Typische Konflikte sind unsaubere Anrede-Felder ("Hr.", "Hr", "Herr") oder Chipnummern in unterschiedlichen Formaten.
Der vetera-Export: was abweicht
vetera exportiert standardmäßig CSV in Latin-1-Kodierung – deutsche Umlaute werden ohne Konvertierung zu Schrott. Achte auf:
- UTF-8 als Ziel-Encoding einstellen
- Datumsformat auf ISO 8601 (
YYYY-MM-DD) konvertieren, vetera nutzt deutsches Format - vetera-Standortspalte richtig auf Petflare-Standorte mappen
Bei mehreren Standorten ist der vetera-Export mehrteilig. Wir importieren standortweise, bei Bedarf parallel.
Qualitätscheck vor dem Go-live
Vor dem Live-Schalten mache vier Stichproben:
- 10 zufällige Halter: alle Pflichtfelder vorhanden, Tiere korrekt verknüpft
- 5 Behandlungsverläufe: SOAP-Einträge lesbar, Diagnosen vorhanden
- 5 offene Rechnungen: Beträge stimmen, Status korrekt
- 5 Impfschemata: nächste Fälligkeit plausibel
Wenn das passt, ist die Migration solide. Finden Sie Auffälligkeiten, klären wir vor Go-live – nicht danach.
Parallelbetrieb: 2 Wochen sind genug
Längerer Parallelbetrieb hilft niemandem. Dein Team gewöhnt sich nicht an das neue System, weil es immer wieder ins alte zurückfällt. Zwei Wochen Lese-Zugriff auf das Altsystem sind ausreichend für historische Recherchen, danach wird abgeschaltet.
In der Übergangszeit gilt strikt: Neue Termine, Behandlungen und Rechnungen werden ausschließlich in Petflare angelegt. Wer das im Altsystem macht, riskiert Datenverlust beim endgültigen Cutover.
Checkliste zum Abhaken
- Cutover-Datum fixiert (am besten Wochenende oder Brückentag)
- Historien-Tiefe entschieden (Empfehlung: 3 Jahre vollständig)
- Parallelbetrieb-Strategie definiert (max. 2 Wochen Lese-Zugriff)
- Altsystem-Datenbank konsolidiert
- Dubletten im Altsystem zusammengeführt
- Halter ohne Aktivität in den letzten 3 Jahren bereinigt
- Export-Encoding auf UTF-8 (vor allem bei vetera)
- Stichproben-Plan erstellt (10 Halter, 5 Verläufe, 5 Rechnungen, 5 Impfungen)
- Team-Schulung 1 Tag vor Go-live
- Notfall-Kontakt für die ersten 48 Stunden vereinbart
Wer diese Liste abarbeitet, hat eine 90-prozentige Chance auf einen reibungslosen Umstieg. Den Rest übernimmt unser Migrations-Team.
